「バックオフィスのリソース不足を解消するために業務を外注したいけれど、今使っている会計ソフトや管理ツールを変更しなければならないのだろうか」
「自社独自の基幹システムやニッチなソフトウェアを使っているため、外部のアウトソーシング会社には対応してもらえないかもしれない」
総務や人事、労務、カスタマーサポート、営業事務など、あらゆるバックオフィス領域において効率化や属人化の解消を目指す際、多くの経営者や担当者様が直面するのが「システムやツール環境の壁」です。
外部の業務代行サービスやBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）企業を比較検討していると、「当社の指定するこのシステムに乗り換えてください」「このSaaSツールを導入していただくことが運用の条件です」といった提案を受けることが少なくありません。
しかし、長年使い慣れたソフトウェアや、自社の業務フローに最適化された独自のシステムを切り替えることは、企業にとって極めて大きな負担とリスクを伴います。「外注するためにシステムを新しく導入するのでは、本末転倒だ」と感じて、せっかくの効率化プロジェクトを断念してしまうケースも多いのが現状です。
結論から申し上げますと、バックオフィス業務をスマートに外注・効率化するために、現在お使いのシステム環境を変更する必要はありません。むしろ、今のツール環境を「そのまま変えないこと」こそが、最も低リスクで、最もスピーディーに外注化の恩恵を受けられるベストなアプローチなのです。
本記事では、既存のソフトウェアや独自システムを変更せずにバックオフィス外注を立ち上げるメリットや、具体的な対応の仕組み、環境に柔軟に順応してくれるパートナーの選び方について詳しく解説します。
外部に業務を委託する際、なぜ多くの代行会社は「自社指定のシステム」を使いたがるのでしょうか。それは、代行会社側の都合として、自社のスタッフのオペレーションを統一し、管理を楽にしたいからです。しかし、その代行会社側の都合を受け入れてしまうと、委託元であるお客様側には以下のような3つの大きな懸念やリスクがのしかかることになります。
もし外注化に伴って新しいソフトウェアへのリプレイス（乗り換え）を求められた場合、それを使う社内のメンバー全員が、一から新しい操作方法や機能を覚え直さなければなりません。「どこに何のデータがあるか分からない」「これまでワンクリックで終わっていた処理の手順が変わってしまった」といった不慣れな環境は、社内のスタッフに強いストレスを与え、一時的に実務の生産性を著しく低下させる原因になります。最悪の場合、現場の強い反発を招き、外注化のプロジェクトそのものが社内で頓挫してしまうことすらあるのです。
長年蓄積されてきた経理データ、顧客の対応履歴、従業員の労務情報などを新しいシステムへ移行する作業は、想像を絶する時間と手間がかかります。データの形式が異なれば、一つひとつ手作業でコンバート（変換）や転記を行わなければならず、その過程でデータの消失や誤入力が発生するリスクも無視できません。さらに、新しく導入したSaaSツールの月額利用料や初期費用といった「目に見えない追加コスト」が発生し、外注による費用対効果を圧迫することになります。
業種や業態によっては、市販のクラウドSaaSではなく、自社専用に開発した「オリジナルの基幹システム」を使って日々の受注処理や在庫管理、売上集計を行っている企業も多いでしょう。「独自のルールや特殊な操作手順が多すぎるため、外部のリモートワーカーやプロチームにはログインしてもらうことすらできない、説明するだけで日が暮れてしまう」と思い込み、最初から外注を諦めて社内で必死に業務を抱え込み続けてしまうケースも少なくありません。
現在使い慣れているソフトウェアや基幹システムを「そのまま維持した状態」で外部のプロフェッショナルに実務を委託することは、中小企業にとって非常に多くのメリットをもたらします。代表的な3つの恩恵を見ていきましょう。
今の環境を変えない最大のメリットは、社内の既存メンバーの動きを一切変えなくて良いという点です。「これまで通りSlackやChatworkで連絡を取り、これまで通り共有のGoogleスプレッドシートにデータを入れ、これまで通り使い慣れた会計ソフトやCRM（顧客管理システム）を確認する」外部のプロチームがお客様の環境にそっとログインし、裏側で実務を静かに引き受けるため、社内のワークフローを乱すことなく、導入初日から極めてスムーズに外注化をスタートさせることができます。
外注をスタートさせるために、新しく高額なパッケージソフトを購入したり、ユーザーアカウントごとの追加費用を支払ったりする必要はありません。今持っているライセンスの閲覧・編集権限を外部の委託先に共有するだけでよいため、システム面での初期投資や追加の月額コストを「完全ゼロ」に抑えることができます。有限な経営資源である予算を、純粋な「実務の代行や効率化の費用」へとダイレクトに集中させることが可能になります。
長年同じツールを使い続けていると、「実はもっと便利な機能があるのに使いこなせていない」「このツールとあのツールを連携させれば、手作業の転記を自動化できるのにやり方が分からない」といった機会損失が生まれがちです。さまざまな企業のバックオフィス支援を行ってきたITリテラシーの高い外部のプロが参画することで、「今お使いのそのツールの設定を少し変更するだけで、この二つの作業を短縮できますよ」といった、現状の環境のまま業務をさらに最速化・最適化するための実践的な提案を受けられるようになります。
「システムを変えずに外注できるのは、一部の限られた定型業務だけではないか」と思われるかもしれませんが、決してそんなことはありません。業務の属人化やリソース不足に直面しているバックオフィス業務のほぼ全般が、現状の環境のまま外部委託可能です。
「うちは特殊な業界だから」「経理だけ、人事だけしか外注できないのでは」とセグメントを区切る必要はありません。顧客からの問い合わせやチャット対応を行う「カスタマーサポート領域」から、請求書発行・入金管理・経費精算などの「経理・財務」、給与計算や勤怠管理を行う「人事・労務」、備品管理や契約書発送を担う「法務・総務」、さらにはアポイント調整や見積書発行を行う「営業・マーケティング」に至るまで、バックエンドの事務業務全般を丸ごと切り出すことができます。大切なのは、職種や業種ではなく、「パソコンを使ってシステム上で行う実務かどうか」という点です。
外部のプロチームが順応できるツール環境の幅は、非常に広範囲に及びます。
委託先に対して専用の一時的なアカウントを発行するか、適切なセキュリティ下での閲覧権限を付与するだけで、どのようなインターフェースであってもプロのスタッフが自社のシステムのようにスムーズに操作・習得し、日々の実務を進めていくことができます。
現状のツール環境を変えずにバックオフィス外注を成功させるための最大の鍵は、「こちらのシステム環境に、100%合わせてくれる柔軟性とITスキルを持ったパートナーを選ぶこと」です。もし選んだ委託先が、「このシステム以外は触れません」「独自の基幹システムへの入力は対応外です」というスタンスの会社であれば、結局は社内に多くの手作業や確認の手間が残ってしまい、外注による真の手離れを実現することはできません。
オンラインBPOサービス「BizMow（ビズモウ）」は、お客様が今お使いのシステム、チャット、管理表の環境に、私たちのプロチームがそのまま柔軟に順応し、日々の業務を能動的に引き受ける体制を強みとしています。
多くのパッケージ型・固定報酬型の代行サービスでは、業務効率化のために「使用ツールの一本化」をお客様に求めがちです。しかしこれは、お客様側の業務の自由度を奪い、将来的にその代行会社から他社へ乗り換えたり、内製化に戻したりしたいと考えたときに、システムがネックになって身動きが取れなくなる「ベンダーロックイン」のリスクを高めてしまいます。BizMowはお客様の既存環境のまま実務を行うため、そのようなリスクは一切ありません。
BizMowでは、単にお客様の既存システムを指示通りに操作するだけの代行には留まりません。私たちのミッションは、「お客様の今の環境を活かしながら、実務にかかる工数とそのもの（コスト）を最小化・最速化すること」です。
私たちは実務を遂行する中で、「既存のツール環境のポテンシャルをさらに引き出すための自動化・効率化」を常に提案・実行します。例えば、お客様が使い続けている複数のSaaSツールの間にiPaaSを連携させてデータの自動同期を組んだり、AIを組み合わせてテキストの転記ミスをゼロにしたり、転記のステップそのものを省略したりといった工夫を、実務の裏側で能動的に行います。これにより、実際に業務を行った時間分のみ料金が発生する「タイムチャージ（従量課金）制」のメリットを最大限に活かし、最小限のご予算で最大のパフォーマンスを発揮することができるのです。
実務を統括するのは、厳しい採用基準をクリアしたプロフェッショナルな精鋭チームです。指示待ちではなく、お客様の既存ツールを駆使しながらチームで自走するため、導入後にお客様側の「管理コスト」や「教育の手間」が増える心配は一切ありません。
バックオフィス外注を成功させるために、新しいソフトウェアを導入したり、長年使い慣れた独自のシステムを捨てたりする必要は一切ありません。
「今の環境のままで、実務だけを綺麗に切り離して外部のプロに任せる」という選択肢を選ぶことで、社内の混乱を防ぎ、追加のシステム投資リスクをゼロに抑えたまま、コア業務に集中できる理想的な体制を手に入れることができるのです。
そのようにお考えの経営者・バックオフィス担当者様は、ぜひ一度、BizMowの「無料相談（業務課題ヒアリング）」でお気軽にお聞かせください。
数多くのバックオフィス業務を仕組み化してきたプロのコーディネーターが、貴社が現在お使いのチャットツールや基幹システム、現在の業務状況を丁寧にヒアリングし、環境を一切変えることなく手離れを実現するための「最適な運用体制とプラン」をご提案いたします。
相談したからといって、無理なご契約を迫ることは一切ございません。まずは「このツール、そのまま使える？」と確認する感覚で、どうぞお気軽にお問い合わせください。貴社の貴重な経営資源である時間を「未来の利益を作るコア業務」へと100%集中させるための一歩を、私たちは全力でサポートいたします。
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